به گزارش سافت گذر به نقل ازمجله آی تی؛ از آنجا که ایمیل یکی از راه های پر استفاده در
برقراری ارتباطات است، غرق شدن در دریای خروشان صندوق ورودی به هم ریخته
بسیار راحت است. به طوری که گاهی تمام آنها را انتخاب و حذف میکنیم تا فقط
از شر شلوغی صندوق ورودی خود خلاص شویم. با این اوضاع بزرگان فناوری و
مدیران شرکت های بزرگ چگونه ایمیل های خود را مدیریت می کنند؟
در این مطلب با نحوه رسیدگی هفت شخص بزرگ فناوری به ایمیل هایشان آشنا می شویم.
جف بزوس
جیمی والز، بنیانگذار ویکیپدیا در رابطه با استراتژی ایمیل
مدیر عامل آمازون، جف بزوس می گوید: “جف بزوس یک بار به من گفت هرکسی که به
من ایمیل ارسال می کند، اگر تا ۱۰ دقیقه پاسخ ندادم دیگر منتظر جواب
نباشد! او یک فرد شوخ طبع است و این حرف هم یک شوخی است ولی با توجه به
تجربه قبلی من، به طور کامل هم شوخی نیست.”
مدیران گوگل
دیوید شین، یکی از کارمندان سابق گوگل در سال های ۲۰۰۶ و ۲۰۰۷ خاطره خود
را از برگزاری یک جلسه پرسش و پاسخ توسط لری پیج و سرگی تعریف می کند. آن
روز شخصی پرسید شما چطور ایمیل های خود را مدیریت می کنید؟ یکی از آن دو
نفر (دیوید شخص جوابگو را به خاطر ندارد) پاسخ داد:
“زمانی که من ایمیلم را باز می کنم، از بالا به سمت پایین
حرکت می کنم و تا هرجا که دلم خواست ایمیل ها را مطالعه و جواب ها را به
سرعت ارسال می کنم. مابقی اصلا خوانده نمی شوند. فقط برخی افراد از این
سرعت پاسخ دهی شگفت زده می شوند و مابقی چیزی را دریافت می کنند که انتظار
دارند (هیچ جوابی).”
اندره ماسون
استیون واکر، مدیر ارشد بخش پلتفرم کویرکی در رابطه با بنیانگذار
Groupon می گوید: “آندره ماسون تمام ایمیل هایش را خودش مدیریت می کند. او
یکی از حرفه ای ترین افراد در رابطه با مدیریت ایمیل است که من دیده ام. او
صندوق ورودی خود را با اپلیکیشن Omnifocus به شیوه ای بسیار کارآمد صفر می
کند. اندره با قرار دادن قوانین و دستورات خودکار به اپلیکیشن، فیلترهایی
را از پیش آماده کرده و ایمیل های دریافتی مستقیما به پوشه های مختلف منتقل
می کند. او گاهی اوقات جواب ایمیل را تنها در یک دقیقه ارسال می کند. از
هر کسی که با اندره ماسون کار کرده باشد بپرسید، همگی در رابطه با زمان
پاسخ گویی باورنکردنی او اتفاق نظر خواهند داشت.”
تونی هسیه
مایکل چن از خاطره یک ساعت هم نشینی با تونی هسیه، مدیر عامل Zappos نوشته:
“تونی دارای چند تیم پاسخ گویی و مدیریت ایمیل ها است که به صورت پیوسته
به این امر مشغول هستند. یکی از رازهای موفقیت Zappos در همیشه در دسترس
بودن است. هیچ کدام از مدیران نام برده بالا دارای این قابلیت نیستند. شاید
تنها لقبی که (به شوخی) برازنده تیم پاسخ دهی هسیه است نینجاهای ایمیل
باشد.”
مارک پینکوس
ویلیام فرنسشین در رابطه با بنیانگذار Zynga می گوید: “مارک تمام ایمیل
های دریافتی خود را شخصا مطالعه و در سریع ترین زمان ممکن پاسخ می دهد. یک
بار من به او در ساعت ۷ صبح روز یکشبنه ایمیل زدم و تنها در ۵ دقیقه جواب
را دریافت کردم!”
مارتین سورل
بنیانگذار موسسه تبلیغاتی WPP Group به گفته مارتین آلباردا اینگونه
ایمیل های خود را مدیریت می کند: “من همیشه پاسخ دهی شخصی آقای مارتین سورل
را تحسین می کنم. تقریبا در تمام ساعات روز مستقیما از او پاسخ خواهید
گرفت و جالب است بدانید او اغلب پاسخ ها را کوتاه و تماما با حروف بزرگ
انگلیسی می دهد!”
بیل گیتس
مرد محبوب مایکروسافت، بیل گیتس، در مصاحبه ای با مجله تایمز در رابطه
با وضعیت دریافت ایمیل خود چنین گفت: “من در روز شاید فقط ۴۰ تا ۵۰ عدد
ایمیل دریافت می کنم. برخی از آنها دارای ضمیمه های حجیمی هستند که مردم
ارسال می کنند و انتظار دارند تمام ۱۰ برگ یادداشت را مطالعه کنم و پاسخ
دهم و برخی از آنها هم فقط اطلاعات پراکنده هستند. برخی را همان لحظه
مطالعه و اکثر آنها را به شب موکول می کنم. ولی در آخر مطمئن می شوم که
حتما تمام آنها را مطالعه کرده باشم.”
مدیران بزرگ فناوری شخصیت های بزرگی هستند که تمام حرکات آنها می تواند
آموزنده باشد. یکی از آنها فرهنگ پاسخ دهی به ایمیل های دریافتی است و با
دانستن نحوه برخورد آنها می توانیم درس های خوبی بگیریم.